چهار ابزار برای افزایش کارایی شما به عنوان صاحب یک کسب و کار کوچک

زمان برای صاحبان مشاغل کوچک ارزشمند است. بسیار رایج است که آنها تقریباً در هر جنبه ای از عملیات روزمره از جمله فروش، خدمات مشتری، انجام محصول یا خدمات، مدیریت زنجیره تأمین، و استخدام و مدیریت کارکنان، مستقیماً درگیر شوند. با وجود بسیاری از وظایف که برای جلب توجه آنها رقابت می کنند، پیدا کردن زمان برای برنامه ریزی عملیات آینده و توسعه استراتژی های رشد کسب و کار دشوار است. دستیابی به یک تعادل سالم بین کار و زندگی حتی سخت تر است. اگر صاحب کسب‌وکار کوچکی هستید که به دنبال بهینه‌سازی زمان و کاهش سطح استرس هستید، این چهار ابزار مفید را بررسی کنید که می‌تواند به شما در افزایش کارایی و صرف زمان برای مهم‌ترین کارها کمک کند.

نرم افزار مدیریت پروژه

یک راه عالی برای ساده کردن جنبه های مدیریت پرسنل کسب و کار شما، استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه است. این به شما امکان می دهد پروژه ها را برنامه ریزی کنید، منابع و مسئولیت ها را تخصیص دهید، وظایف فردی را در هر پروژه دنبال کنید و از همکاری بین اعضای تیم پشتیبانی کنید. این نرم افزار مشاهده وضعیت و پیشرفت پروژه ها و وظایف را در یک نگاه آسان می کند که هم برای شما و هم برای تیمتان مفید است.

ممکن است متوجه شوید که نرم افزار مدیریت پروژه به شما کمک می کند تا تعداد جلساتی که باید با تیم و مشتریان خود داشته باشید را کاهش دهید. همچنین ممکن است بتوانید از این نرم افزار برای ردیابی عملکرد تیم خود استفاده کنید و از این داده ها برای مدیریت بهتر برنامه ها و ضرب الاجل ها در آینده استفاده کنید.

نرم افزارهای مختلف قابلیت های متفاوتی دارند، اما بسیاری از آنها به شما اجازه می دهند تا پروژه های جدیدی را با توجه به روش های رایج مدیریت پروژه مانند Kanban، Scrum، Agile و Waterfall ایجاد کنید. این بدان معناست که شما به راحتی می توانید نرم افزار را با سبک مدیریت ترجیحی تیم خود ادغام کنید.

ابزارهای مورد علاقه من عبارتند از Suitedash، Trello و Notion.

پاسخ های ایمیل هوش مصنوعی

هوش مصنوعی در توانایی خود برای انجام وظایف رایج دیجیتالی پیچیده تر می شود و با پیشرفت فناوری، تسلط آن نیز افزایش می یابد. کوانتکسا گزارش می دهد که 45 درصد از افراد در تجارت از هوش مصنوعی برای پاسخ به پیام های متنی و ایمیل ها استفاده می کنند. بسیاری از ایمیل‌هایی که صاحبان کسب‌وکارهای کوچک از مشتریان، تامین‌کنندگان و کارکنان دریافت می‌کنند شامل درخواست‌ها و پاسخ‌های نسبتاً ساده‌ای هستند که به راحتی توسط هوش مصنوعی قابل پردازش هستند. با اجازه دادن به ابزارهای هوش مصنوعی برای پاسخ دادن به چنین ایمیل‌هایی، می‌توانید زمان خود را برای کارهای پیچیده‌تر و مهم‌تر آزاد کنید و اختلالات روز کاری خود را از اعلان‌های ایمیل به حداقل برسانید.

پاسخ های ایمیل مختلفی در بازار وجود دارد. برخی از آنها پاسخ‌های پیشنهادی را تولید می‌کنند که می‌توانید به طور موثر اسکن، ویرایش و ارسال کنید. آنها یک راه راحت برای ساده کردن گردش کار شما و صرف زمان کمتر در صندوق ورودی شما هستند. سایر ابزارهای هوش مصنوعی می‌توانند پاسخ‌های ایمیلی را تولید کنند و بدون نیاز به بلند کردن انگشت، فوراً آنها را ارسال کنند. این یک صرفه جویی در زمان عالی در دراز مدت است، اما اغلب به سرمایه گذاری از قبل نیاز دارد تا بتوانید هوش مصنوعی را برای ارسال پاسخ های مناسب آموزش دهید.

چت ربات های هوش مصنوعی برای خدمات مشتری

مشابه پاسخ‌های ایمیل هوش مصنوعی، چت ربات‌های خدمات مشتری با هوش مصنوعی می‌توانند سوالات ساده مشتری و وظایف خدمات مشتری را انجام دهند تا تقاضای کمتری برای تیم خدمات مشتری انسانی شما وجود داشته باشد. آن‌ها می‌توانند به سؤالات مربوط به محصولات یا خدمات شما پاسخ دهند و کارهای معمول مانند قرار ملاقات، گرفتن سفارش یا رسیدگی به درخواست‌های بازگشت را خودکار کنند. زمانی که مشتری به پشتیبانی پیچیده‌تری نیاز دارد، چت ربات‌های هوش مصنوعی می‌توانند داده‌های مربوط به مشکل را جمع‌آوری کرده و آن‌ها را به نمایندگی‌های خدمات مشتری انسانی ارسال کنند.

بحث هایی در مورد کاربرد چت ربات های هوش مصنوعی برای خدمات مشتری وجود دارد، اما به نظر می رسد Gen Z و Millennials بیشترین استقبال را از این فناوری دارند. آنها متوجه می شوند که به آنها کمک می کند مشکلات ساده را سریعتر از زمانی که با یک شخص صحبت می کنند حل کنند. برای صاحبان مشاغل کوچک با بودجه محدود، چت ربات‌های هوش مصنوعی می‌توانند به آن‌ها اجازه دهند تا مقدار مشخصی از خدمات فوری مشتری را در وب‌سایت خود بدون استخدام یک نماینده اختصاصی ارائه کنند. برای صاحبان مشاغلی که برخی یا همه خدمات مشتریان خود را خودشان انجام می دهند، چت ربات های هوش مصنوعی می توانند راهی کارآمد برای رسیدگی به سوالات ساده و آزاد کردن زمان زیادی برای آنها ارائه دهند.

مسدود کننده های وب سایت و برنامه

بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک در صورتی که از حواس پرتی رها شوند، می توانند به طور قابل توجهی کارآمدتر باشند. تمرکز مجدد روی یک کار پس از وقفه به طور متوسط ​​23 دقیقه طول می کشد، و به عنوان رئیس یک سازمان، صاحبان کسب و کار ممکن است بیش از یک کارمند معمولی با حواس پرتی بیشتری مواجه شوند.

منابع زیادی برای حواس پرتی و تداخل وجود دارد، اما بسیاری از آنها به صورت اعلان در دستگاه های ما ارائه می شوند. ایمیل‌ها، متن‌ها و به‌روزرسانی‌های رسانه‌های اجتماعی توجه ما را می‌طلبد، و پس از بررسی آن‌ها، بازگشت به کار ممکن است دشوار باشد. برنامه‌های رسانه‌های اجتماعی به‌ویژه زمان زیادی را از ما می‌گیرند، زیرا به گونه‌ای طراحی شده‌اند که ما را تا زمانی که ممکن است درگیر خود نگه دارند.

اگر کسب و کار شما به استفاده از رسانه های اجتماعی برای بازاریابی و فروش متکی است، و این روزها اکثر کسب و کارها این کار را انجام می دهند، می دانید که بستن کامل این برنامه ها غیرممکن است. در عوض، می‌توانید از مسدودکننده‌های وب‌سایت و برنامه‌ها برای حذف موقت همه عوامل حواس‌پرتی در زمانی که نیاز به تمرکز روی یک کار دشوار دارید، استفاده کنید. می‌توانید محدودیت‌های زمانی روزانه برای برنامه‌ها یا سایت‌های خاص تعیین کنید، یا دسترسی را در زمان‌های خاصی از روز که می‌دانید باید حواس‌پرتی‌ها را حذف کنید، مسدود کنید.

از ابزارهایی برای ساده کردن روز کاری خود و رشد کسب و کار خود استفاده کنید

هرچه کارآمدتر شوید، کسب و کار شما کارآمدتر می شود. با ساده کردن فرآیندهای خود با برخی از این ابزارهای مفید برای صاحبان مشاغل کوچک، می توانید زمان بیشتری را برای رشد کسب و کار خود آزاد کنید و از استراحت بسیار مورد نیاز خود لذت ببرید.