توجه خریدار: آموزش کارکنان در محل کار کامل شده است که فرم را می آموزد اما فکر نمی کند

کارمند شما با یک پوشه ضخیم وارد دفتر شما می شود.

او می گوید: «مطالعه کامل شده است.

شما شروع به خواندن می کنید. داستان مفصل است، مشکل به وضوح بیان شده است، سه جایگزین ارائه شده است، و صفحه نهایی حاوی یک توصیه است.

سپس شما یک سوال بپرسید.

“چگونه بدانیم که این گزینه مشکل را حل می کند؟”

او به سند نگاه می کند، مکث می کند و می گوید: “این چیزی است که امیدوار بودیم شما بتوانید حل کنید.”

سند آماده بود.

کار کارکنان نبود.

قالب مهم نیست

کارهای تکمیل شده کارکنان اغلب از طریق یک توالی واضح ارائه می شود.

کارمند مشکل را تعریف می‌کند، اطلاعات را جمع‌آوری می‌کند، گزینه‌های جایگزین را توسعه می‌دهد، گزینه‌ها را ارزیابی می‌کند و یک مسیر عمل را توصیه می‌کند. سپس سند نهایی در قالبی تعیین شده برای مجری تایید کننده تهیه می شود.

این ترتیب به اعضای کارکنان ساختار می دهد. به آنها کمک می کند کارهای پیچیده را سازماندهی کنند و از پراکنده شدن اطلاعات مهم در ایمیل ها، مکالمات و پیوست ها جلوگیری می کند.

اما ساختار همچنین می تواند یک توهم ایجاد کند.

پس از تکمیل هر عنوان، نویسنده می تواند اثر را کامل در نظر بگیرد. این گزارش حاوی پیشینه، تحلیل، جایگزین‌ها و توصیه‌ها است، بنابراین کامل به نظر می‌رسد.

با این حال، سؤالات واقعی ممکن است هنوز بی پاسخ باشند.

آیا مشکل درست شناسایی شده است؟ آیا حقایق بررسی شد؟ آیا جایگزین های جدی در نظر گرفته شد؟ آیا ریسک ها، هزینه ها، زمان بندی، مالکیت و اجرا بررسی شده است؟

یک مقاله می تواند فرم را برآورده کند و دشوارترین تفکر را ناتمام بگذارد.

رئیس مجبور نیست تحلیل را تمام کند

هدف کارکنان انجام شده حذف اختیار از قوه مجریه نیست. رهبران هنوز مسئول تصمیمات هستند و ممکن است اولویت ها یا محدودیت هایی را که کارمندان نمی توانند به طور کامل ببینند، بدانند.

هدف این رشته بهبود کیفیت چیزی است که به تصمیم گیرنده می رسد.

مدیر عامل مجبور نیست مشکل را بازسازی کند، حقایق گمشده را جمع‌آوری کند، جایگزین‌های بهتری ارائه دهد، پیامدها را محاسبه کند و توصیه‌ها را قبل از تصمیم‌گیری تنظیم کند.

هنگامی که رئیس مجبور است مکرراً بپرسد: “آیا با عملیات صحبت کرده اید؟”، “هزینه این کار چقدر است؟”، “چه کسی آن را اجرا خواهد کرد؟” یا “اگر این شکست بخورد چه اتفاقی می افتد؟”، کارمند موضوع را تشدید کرده است.

کار ممکن است به نظر صیقلی برسد، اما رهبر هنوز باید آن را انجام دهد.

که هدف را شکست می دهد.

یک الگو نمی تواند جایگزین قضاوت شود

الگوها مفید هستند زیرا مکانی قابل اعتماد برای شروع به افراد می دهند. آن‌ها به نویسندگان یادآوری می‌کنند که پیش‌زمینه را درج کنند، مشکل را تعریف کنند، گزینه‌ها را ارائه کنند، تحلیل‌ها را توضیح دهند و توصیه‌ای ارائه کنند.

اما این الگو نمی تواند به کسی بگوید که آیا شواهد به اندازه کافی قوی هستند یا خیر.

او نمی تواند تصمیم بگیرد که آیا گزینه ها واقعاً متفاوت هستند یا خیر. نمی تواند مفروضات پنهان را آشکار کند مگر اینکه نویسنده بداند به دنبال چه چیزی باشد. نمی تواند تعیین کند که آیا توصیه عملی، مقرون به صرفه، به موقع و مطابق با اولویت های سازمان است یا خیر.

این تصمیمات مستلزم قضاوت است.

این قضاوت از طریق تحقیق، چالش، بازخورد و بازنگری ساخته می شود. از حفظ ترتیب صحیح عناوین حاصل نمی شود.

می توان هر بخش را تکمیل کرد و همچنان کار ضعیفی را به کارکنان ارائه داد.

جایگزین های ضعیف یک انتخاب نادرست ایجاد می کنند

یکی از رایج ترین نقاط ضعف در کار تکمیل شده کارکنان در گزینه های جایگزین ظاهر می شود.

نویسنده سه گزینه را فهرست می کند زیرا فرمت آنها را فرا می خواند. یک گزینه به وضوح غیر واقعی است، گزینه دیگر به وضوح نامطلوب است، و گزینه سوم توصیه ای است که نویسنده از ابتدا در نظر داشته است.

به نظر می رسد سند یک تحلیل را نشان می دهد.

در واقع، انتخابات صحنه ای است.

جایگزین های جدی باید به اندازه کافی قابل اجرا باشند تا شایستگی بررسی را داشته باشند. هر کدام باید مسیر متفاوتی را با مزایا، هزینه ها، خطرات، زمان بندی و پیامدهای خود ارائه دهند.

نویسنده باید بتواند توضیح دهد که هر گزینه چه چیزی به دست می آورد و چه چیزی را قربانی می کند. توصیه باید از این مبادلات ناشی شود، نه از ترجیح شخصی یا تلاش برای حدس زدن آنچه رئیس می خواهد.

وقتی گزینه‌ها ضعیف باشند، توصیه می‌تواند قوی‌تر از آنچه هست به نظر برسد.

اطلاعات بیشتر همیشه تحلیل بهتری نیست

برخی از کارکنان با جمع آوری اطلاعات بیشتر به عدم اطمینان پاسخ می دهند.

آنها صفحات پس‌زمینه را اضافه می‌کنند، گزارش‌ها را پیوست می‌کنند، به خط‌مشی‌ها استناد می‌کنند، نمودارها را شامل می‌شوند و هر رویدادی را که منجر به وضعیت فعلی می‌شود توضیح می‌دهند.

سند ضخیم تر می شود.

اما اطلاعات بیشتر به طور خودکار به تجزیه و تحلیل واضح تر منجر نمی شود.

کار مهم این است که تصمیم بگیریم کدام حقایق مهم هستند، چه معنایی دارند و چگونه بر تصمیم تاثیر می گذارند. سابقه طولانی مشکل ممکن است دقیق باشد، اما به انتخابی که اکنون مجری باید انجام دهد بی ربط است.

کار خوب کارکنان پیچیدگی را بدون ساده سازی بیش از حد کاهش می دهد. این به تصمیم گیرنده کمک می کند تا مشکل، گزینه ها، پیامدها و توصیه ها را به وضوح ببیند.

هدف این نیست که نشان دهیم چقدر تحقیق انجام شده است.

هدف این است که بدون پنهان کردن آنچه مهم است تصمیم گیری را آسان تر کنید.

یک توصیه تمیز ممکن است همچنان بر فرضیات ضعیف استوار باشد

یک گواهینامه را می توان با اطمینان نوشت و با اعداد چشمگیر پشتیبان گرفت. هنوز ممکن است به فرضیاتی بستگی داشته باشد که هیچ کس آزمایش نکرده است.

راه حل پیشنهادی ممکن است فرض کند که کارمندان همکاری خواهند کرد، مشتریان همانطور که انتظار می رود پاسخ خواهند داد، بخش دیگری منابع را فراهم می کند یا پیاده سازی در یک برنامه زمانی خوش بینانه انجام می شود.

اگر این مفروضات شکست بخورند، توصیه ممکن است با آنها شکست بخورد.

کار تکمیل شده کارکنان باید مفروضات مهم را قابل مشاهده کند. نویسنده باید تعیین کند که برای موفقیت توصیه چه چیزی باید درست باشد و احتمال آن شرایط را بررسی کند.

این امر به ویژه زمانی مهم است که شواهد ناقص باشند.

یک توصیه آماده برای تصمیم گیری وانمود نمی کند که عدم اطمینان از بین رفته است. این نشان می دهد که کجا عدم اطمینان باقی می ماند و چگونه سازمان می تواند آن را مدیریت کند.

کار کارکنان این نیست که حدس بزنند رئیس چه می خواهد

برخی از کارکنان با کار کامل کارکنان به عنوان تمرینی برای تکیه بر ترجیحات مافوق خود برخورد می کنند.

آنها از قبل می دانند که رئیس احتمالاً کدام گزینه را تأیید می کند، بنابراین تجزیه و تحلیل را حول آن پاسخ سازماندهی می کنند. آنها شواهدی را برای حمایت از آن جمع آوری می کنند، گزینه های رقیب را کاهش می دهند و توصیه مورد انتظار را ارائه می کنند.

این می تواند منجر به تایید سریعتر شود.

این منجر به عملکرد بهتر کارکنان نمی شود.

این مسئولیت افسر نیست که از مجریه در برابر نتیجه گیری نامناسب محافظت کند. باید قوی ترین تحلیل ممکن را ارائه دهد، حتی زمانی که توصیه ترجیحات فعلی را به چالش می کشد.

رهبر همچنان می تواند این توصیه را رد کند، اما تصمیم باید بر اساس تحقیقات جدی در مورد موضوع باشد.

کار تکمیل شده کارکنان نیازمند صداقت فکری است.

بدون آن، این فرآیند تبدیل به آیینی برای تأیید آنچه که قدرتمندان قبلاً به آن معتقد بودند می شود.

جهت گیری مفید است، اما آن را جهت گیری بنامیم

آموزش تاریخچه، معنا، اصول و روند کار تکمیل شده به کارکنان ارزش دارد.

شرکت کنندگان باید بدانند که چرا این رشته وجود دارد، چه چیزی یک تصمیم توصیه را آماده می کند، و چگونه سند نهایی باید سازماندهی شود.

این دانش به آنها زبان مشترکی می دهد.

اما دوره‌ای که فقط دکترین را توضیح می‌دهد و یک الگو ارائه می‌کند، یک جهت‌گیری است. این سیستم را معرفی می‌کند و به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند تا بفهمند کار خوب چه چیزی باید داشته باشد.

این ثابت نمی کند که آنها می توانند آن را تولید کنند.

وقتی شرکت کنندگان روی مسائل مبهم، حساس سیاسی، محدود به زمان و محدود به اطلاعات محدود کار می کنند، توانایی ها توسعه می یابد.

آنها باید تصمیم بگیرند که در مورد چه چیزی تحقیق کنند، به کدام منابع اعتماد کنند، چگونه مشکل را چارچوب بندی کنند، کدام گزینه قابل اجرا هستند، و از چه توصیه ای مایل به دفاع هستند.

این کار زمان می برد.

عواقبی نیز می طلبد.

مشکلات واقعی کیفیت یادگیری را تغییر می دهد

یک مورد کلاس درس می‌تواند به شرکت‌کنندگان در درک فرآیند کمک کند، به‌ویژه زمانی که آنها تازه وارد کار تکمیل‌شده کارکنان شده‌اند.

اما یادگیری قوی‌تر زمانی آغاز می‌شود که آن‌ها این نظم را برای یک مشکل سازمانی واقعی اعمال کنند.

مشکل واقعی داشتن اطلاعات ناقص است. ذینفعان مختلف منافع متفاوتی دارند. به دست آوردن برخی حقایق سخت است. منابع محدود است و هر گزینه عواقبی دارد.

شرکت کنندگان نمی توانند به سادگی پرونده را برای سرنخ هایی که مربی در آنجا قرار داده است جستجو کنند.

باید تحقیق کنند

تجربه یادگیری را تغییر می دهد. شرکت‌کننده دیگر سعی نمی‌کند پاسخی بدهد که مجری را راضی کند. شرکت کننده سعی می کند توصیه ای ایجاد کند که بتواند در سازمان زنده بماند.

این به شغل واقعی بسیار نزدیکتر است.

توصیه باید در برابر بررسی دقیق باشد

لازم نیست یک دوره تکمیل شده پرسنلی با ارائه مدرک توسط شرکت کننده به پایان برسد.

توصیه باید به چالش کشیده شود.

کسی باید تعریف مشکل، کیفیت شواهد، واقعی بودن گزینه ها، مفروضات، ریسک ها، هزینه ها، برنامه اجرا و نتیجه مورد انتظار را زیر سوال ببرد.

باید از شرکت کننده خواسته شود که استدلال را توضیح دهد نه اینکه سند را با صدای بلند بخواند.

اینجاست که تفکر ضعیف نمایان می شود.

یک توصیه ممکن است قانع‌کننده به نظر برسد تا زمانی که کسی بپرسد که اگر گزینه ترجیحی شکست بخورد چه اتفاقی می‌افتد، چرا جایگزین دیگری رد شد یا اینکه آیا با بخش‌های تحت تأثیر مشورت شد یا خیر.

هدف از غربالگری این نیست که شرکت کننده را شرمنده کند.

این است که کار را قبل از اینکه به تصمیم گیرنده واقعی برسد قوی تر کنیم.

بازخورد بدون تجدید نظر، یادگیری ناقص است

بسیاری از برنامه های آموزشی به شرکت کنندگان اجازه می دهد تا نتایج را ارسال کرده و نظرات خود را دریافت کنند.

تسهیل کننده نشان می دهد که مشکل خیلی گسترده است، شواهد ناقص است، گزینه های جایگزین ضعیف هستند، یا توصیه پشتیبانی نمی شود.

سپس دوره به پایان می رسد.

شرکت‌کننده با دانستن اینکه چه چیزی اشتباه است، اما بدون اینکه نشان دهد کار را می‌توان بهبود بخشید، ترک می‌کند.

بازخورد زمانی ارزشمند می شود که شرکت کننده نیاز به تحقیق مجدد، تجدید نظر در تحلیل، تقویت گزینه های جایگزین و ارائه مجدد توصیه داشته باشد.

ارسال دوم مهم است زیرا نشان می دهد که آیا شرکت کننده می تواند از پچ استفاده کند یا خیر.

کار تکمیل شده کارکنان بر پایه پشتکار ساخته شده است. انتظار می رود کارمند تا زمانی که توصیه برای تصمیم گیری آماده شود به کار خود ادامه دهد.

آموزش باید همان استاندارد را منعکس کند.

یک گزارش قوی لزوماً گزارش آماده تصمیم گیری نیست

کیفیت نوشتن مهم است.

مدیران اجرایی به اسنادی نیاز دارند که واضح، مختصر، سازماندهی شده و بررسی آنها آسان باشد. نوشتن بد می تواند تحلیل خوب را پنهان کند و وقت خواننده را تلف کند.

اما نوشتن تنها بخشی از کار تکمیل شده کارکنان است.

یک گزارش زیبا ممکن است حاوی یک توصیه ضعیف باشد. یک سند مختصر ممکن است یک ریسک مهم را از دست بدهد. یک ارائه حرفه ای می تواند فرضیات نامطمئن را ثابت کند.

بنابراین، یک خریدار باید مراقب باشد زمانی که یک دوره تاکید زیادی بر دستور زبان، قالب بندی، ساختار گزارش و ارائه دارد.

این مهارت ها کار تکمیل شده کارکنان را پشتیبانی می کند.

آنها جایگزین تفکری نمی شوند که کار را انجام می دهد.

تکمیل شده یعنی آماده برای تصمیم گیری

کلمه تکمیل شده ممکن است اشتباه برداشت شود.

این بدان معنا نیست که تمام حقایق ممکن جمع آوری شده یا تمام عدم قطعیت ها حذف شده است. برخی از تصمیمات باید قبل از در دسترس قرار گرفتن اطلاعات کامل گرفته شود.

تکمیل شده به این معنی است که کارمند تجزیه و تحلیل را تا حد ممکن کامل کرده است.

حقایق مربوطه تایید شده است. جایگزین های قابل اجرا در نظر گرفته شده است. معاوضه ها و ریسک ها قابل مشاهده است. توصیه واضح، عملی و پشتیبانی شده است.

تصمیم گیرنده می تواند آن را تأیید کند، آن را رد کند یا برای توضیح محدود درخواست کند.

کاری که تصمیم گیرنده نباید انجام دهد این است که کار را از نو شروع کند.

یک استاندارد مفید ساده است:

کار تکمیل شده کارکنان زمانی تکمیل می شود که تصمیم گیرنده بتواند به جای تکمیل تجزیه و تحلیل کارمند، بر تصمیم تمرکز کند.

آنچه خریداران باید قبل از انتخاب دوره بپرسند

فقط نپرسید که آیا برنامه درسی تعریف، اصول، فرآیند و قالب کار تکمیل شده کارکنان را پوشش می دهد یا خیر.

بپرسید که شرکت کنندگان واقعا چه چیزی تولید خواهند کرد.

آیا آنها روی یک مشکل سازمانی واقعی کار خواهند کرد یا فقط یک مطالعه موردی در کلاس درس؟ آیا آنها باید حقایق را بررسی کنند، با ذینفعان مشورت کنند، جایگزین های قابل اجرا را بررسی کنند و توصیه ای قابل دفاع ارائه کنند؟

بپرسید چه کسی نتیجه را به چالش می کشد. آیا شرکت کنندگان با سوالاتی مشابه سوالاتی که یک ناظر تایید کننده می پرسد مواجه خواهند شد؟

مهمتر از همه، بپرسید که آیا آنها پس از عدم موفقیت در اولین ارجاع، تجدید نظر خواهند کرد و دوباره ارسال خواهند کرد.

این سؤالات نشان می دهد که آیا این دوره برای توضیح کار تکمیل شده به کارکنان طراحی شده است یا برای کمک به افراد برای توانایی انجام آن.

خریدار مراقب باشید

دوره تکمیل شده کارکنان ممکن است دارای برنامه درسی کامل باشد.

این می تواند دکترین را توضیح دهد، یک فرآیند نه مرحله ای را ارائه دهد، ابزارهای حل مسئله را معرفی کند، نحوه نوشتن گزارش را آموزش دهد، و به شرکت کنندگان یک الگوی استاندارد بدهد.

همه اینها می تواند مفید باشد.

اما محصول واقعی یک فرم تمام شده نیست.

این کارمندی است که می تواند در مورد یک موضوع تحقیق کند، انتخاب های واقعی را بسنجید، مسئولیت یک توصیه را بپذیرد و کاری را ارائه دهد که رهبر را قادر به تصمیم گیری کند.

قبل از خرید، بپرسید که آیا دوره به شرکت کنندگان می آموزد که سند را تکمیل کنند یا تفکر را تکمیل کنند.

دفعه بعد که یک گزارش ضخیم به میز مدیرعامل برسد، تفاوت ظاهر خواهد شد.

برای راهنمای عملی این رشته بخوانید: