بهترین روش ها برای مدیریت هوش تجاری در یک سازمان چیست؟

مقدمه:

ما اغلب اصطلاح “بهترین شیوه” را می شنویم. در مدیریت سازمان های بخش دولتی و خصوصی بسیار محبوب شده است. «بهترین شیوه ها» به عنوان راه حل قطعی بسیاری از مشکلات، حتی زمانی که برای شرایط فعلی مناسب نیستند، تبلیغ می شود. میلیون‌ها دلار هر سال برای اجرای چنین «بهترین شیوه‌ها» هدر می‌رود. پزشکان وقتی مشتریان را متقاعد می‌کنند که بهترین شیوه‌های خود را دنبال کنند، چه چیزی را به مشتریان می‌فروشند؟

تمرین‌کنندگان معمولاً دارای نوعی مدرک پیشرفته هستند که به آنها اقتدار می‌دهد، چه کسب شده یا نه. آنها از دانشگاه، جایی که بیشتر “بهترین شیوه ها” در آموزش تعبیه شده است، برای حمایت از حمایت خود استفاده می کنند. استدلال منطقی آنها این است که چگونه کسی می تواند با این شیوه ها مخالفت کند در حالی که افراد باهوش زیادی از آنها حمایت می کنند؟ ما قبلاً این بحث را با شکست نورتل و وال استریت دیده بودیم.

تعاریف زیادی از «بهترین شیوه ها» هم در دانشگاه و هم در دنیای تجارت وجود دارد. هاروارد بیزینس ریویو یکی از موجزترین تعاریف را ارائه می دهد. بهترین شیوه ها را به عنوان “توصیه های مستقیم و عملی برای مدیران نوظهور، رهبران باتجربه و افراد در تمام سطوح بین المللی” تعریف می کند.

ویکی‌پدیا شاید تعریف بهتری ارائه می‌دهد: «بهترین روش روش یا تکنیکی است که به طور مداوم نتایج بهتری نسبت به سایر ابزارها نشان می‌دهد و به عنوان معیار استفاده می‌شود». ویکی‌پدیا اعلام می‌کند که «بهترین» عمل می‌تواند برای بهتر شدن تکامل یابد، می‌تواند به عنوان یک کلمه کلیدی تجاری در نظر گرفته شود، و فرآیند توسعه و پیروی از یک روش استاندارد انجام کارها، بر اساس خود ارزیابی یا معیار، را به عنوان جایگزینی برای استانداردهای قانونی اجباری توصیف می‌کند. ویکی‌پدیا اشاره می‌کند که بهترین عملکرد یکی از ویژگی‌های استانداردهای مدیریت معتبر مانند سری ISO است.

این اولین مورد از سه روش برتر است که دیدگاه‌های اعضای اصلی مرکز حاکمیت، تجارت و فناوری را ارائه می‌کند.

1. بهترین شیوه های مدیریت

مدیران با اعلام بهترین شیوه ها از شیوه های فعلی و ساختارهای سازمانی خود دفاع می کنند. مدیران و مشاورانی که می خواهند رویه ها و ساختارهای فعلی را تغییر دهند، تغییرات پیشنهادی خود را به عنوان بهترین شیوه اعلام می کنند. به عنوان مشاور، ما جاعتراف می کنم که من نیز از این اصطلاح برای حمایت و دفاع از توصیه هایم استفاده کردم. لویی پینو در نمایشگاه خود به نام Consulting Demons این و سایر اقدامات شرکت‌های مشاوره بزرگ را توصیف می‌کند که بسیاری از مدیران آن را هم مفید و هم تحریک‌کننده می‌دانند. مطالب مرتبط: نقش و مسئولیت های مدیریت منابع انسانی

به نظر می‌رسد که تعریف HBR که در مقدمه ذکر شد، در مورد هر توصیه و شرایطی، خواه آن توصیه خوب باشد یا خیر، اعمال می‌شود، چه رسد به “بهترین”، و بدون محدودیت در شرایطی که ممکن است مناسب باشد.

مشاهدات:

1. به نظر می‌رسد که اصطلاح «بهترین شیوه‌ها» از سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO)، انجمن آمریکایی کیفیت (ASQ)، مؤسسه مدیریت پروژه (PMI) و سایر سازمان‌های معتبر تنظیم‌کننده استاندارد نشأت گرفته است، که، از جمله موارد دیگر، اعلام کرده‌اند که مستندسازی فرآیندها و رویه‌ها بهترین رویه است. متعاقباً، بسیاری از فرآیندها و رویه‌ها خود برچسب بهترین عملکرد را به ارث برده‌اند.

2. هیچ تعریف خوبی از آنچه دقیقاً بهترین عملکرد را تشکیل می دهد وجود ندارد. معیارها، استانداردها و اعتبارسنجی بهترین شیوه ها وجود ندارد یا ضعیف است. محیطی که بهترین روش خاص در آن قابل اجرا است و زمانی که چنین نیست اغلب تعریف نشده است.

3. این عبارت معمولاً توسط مدیران تجاری در شرایط مختلف استفاده می شود:

• الف: برای حمایت از تغییرات ساختاری یک سازمان، اغلب بدون توجیه – به عنوان مثال برای ایجاد یک مرکز جدید تعالی (که در حال حاضر یک کلمه رایج در بوروکراسی است).

• ب: از تغییرات در فرآیندها و رویه‌های موجود پشتیبانی کنید، به‌ویژه زمانی که بر اساس قضاوت یا اولویت‌های مدیریتی بدون دلایل معتبر تجاری باشد.

• ج: برای محافظت از فرآیند، رویه یا ساختار موجود با اعلام آن به عنوان بهترین روش، صرف نظر از اثربخشی واقعی آن.

4. مشاوران از این عبارت برای حمایت از توصیه‌های خود استفاده می‌کنند، به‌ویژه زمانی که شواهد حمایتی کمی وجود دارد یا زمانی که زمان صورت‌حساب کافی در قراردادشان برای به دست آوردن آن شواهد باقی نمانده است.

5: هر کسی می تواند هر ساختار، روش یا فرآیندی را “بهترین شیوه” اعلام کند. این یک اصطلاح قانونی تعریف شده یا تنظیم شده نیست. هیچ محدودیتی برای استفاده از آن وجود ندارد (به جز در برخی از نهادهای حرفه ای، مانند PMI و ASQ، که اعضای خود را ملزم به پیروی از رویه ها و فرآیندهایی می کنند که اعلام کرده اند بهترین عمل هستند).

6: مدیران کسب و کار باید به خصوص هنگام شنیدن این اصطلاح مراقب باشند. مدیران باید سؤالات کاوشگری بپرسند و به دنبال شواهد حمایتی خاص از جمله:

الف: چه کسی تصمیم گرفت که این تمرین بهترین است؟

ب: چه مبنایی برای تعیین اینکه این تمرین بهترین بوده است استفاده شد؟

ج: تحت چه شرایط و شرایطی بهترین تمرین است؟

د: چه کسی “بهترین شیوه ها” را پیش می برد و انگیزه ها و اهداف آنها چیست؟

E: آیا «بهترین شیوه» واقعاً برای سازمان آنها که در محیط خود عمل می کند قابل اجرا و مفید خواهد بود؟

خب: با توجه به منابع و قابلیت های فعلی سازمان، احتمال موفقیت در تلاش برای اجرای «بهترین شیوه» چقدر است؟

نتیجه گیری برای راهنما:

مدیران باید به ویژه هنگام شنیدن اصطلاح “بهترین عملکرد” محتاط باشند و نسبت به انگیزه های پنهان و دستکاری احتمالی کارکنان، سایر مدیران، مشاوران و سایر ذینفعان هوشیار باشند. بررسی و تجزیه و تحلیل بیشتر ممکن است محدودیت‌ها یا ضعف‌های عمده‌ای را در توصیه‌هایی که دریافت می‌کنند آشکار کند و نتیجه را به خطر بیندازد.

بهترین تمرین ها: افسانه ها و واقعیت، قسمت 2

این دومین مقاله از سری مقالات ما در مورد به اصطلاح “بهترین شیوه” است. بخش اول به طور کلی به مشاوران و مدیران کل می پردازد. این بخش به تجارت عمومی می پردازد.

2. بهترین شیوه ها برای کسب و کار

مشاغل و همچنین بوروکراسی از اصطلاح “بهترین شیوه ها” استفاده می کنند. در تجارت خصوصی در قالب چارچوب ها، استانداردها، روش ها، فرآیندها و طراحی ظاهر می شود. جستجوی جام طلایی کمال یک جست و جو است. ایده این است که رویکردی داشته باشیم که افراد بتوانند آن را بیاموزند و اگر به درستی دنبال شوند، هر بار بهترین نتایج را به همراه خواهد داشت. حتی اگر نتایج کمتر از رضایت بخش باشد، توسعه دهندگان تمرین می توانند به هر حال ادعای “بهترین” را داشته باشند.

در محافل بوروکراتیک، این اصطلاح به عنوان ابزاری سیاسی برای پیشبرد یک دستور کار یا به عنوان تلاشی ناامیدانه برای ارائه راه حلی آسان برای مشکلی که با آن روبرو هستند، استفاده می شود. خیلی به ندرت صادقانه بیان می شود. وقتی «بهترین شیوه» در این محافل ارائه می شود، باید از نظر مشروعیت، کیفیت و قابلیت مشکوک باشد.

بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌های خدمات حرفه‌ای و تجاری ادعا می‌کنند که یک محصول «بهترین عملکرد» را ایجاد کرده‌اند که مشکلات را حل می‌کند، عملیات را خودکار می‌کند یا یک موقعیت را مدیریت می‌کند. اما وقتی در زیر ذره بین قرار می‌گیریم، اغلب متوجه می‌شویم که تمرکز واقعی آنها این است: از طریق آموزش، تهمت سیاسی، اجبار و هر وسیله دیگری که افراد کافی به محصول خود ایمان بیاورند تا بتوانند محصول خود را تجاری کنند و از مزایای مالی موفقیت آن بهره ببرند. تعریف آنها از موفقیت میزان فروش است که با متقاعد کردن مردم به پرداخت هزینه برای استفاده از “بهترین شیوه” خود و مواد و خدمات همراه با آن ایجاد می شود.

برای چندین دهه، «بهترین عملکرد» به عنوان یک رویکرد قطعی برای حل مشکلات یا انجام فرآیندها با استفاده از نوعی استانداردسازی، معمولاً بر اساس برخی موفقیت‌های گذشته در نظر گرفته شده است. هنگامی که یک نرخ موفقیت “کشف” می شود، در سراسر صنعت، و گاهی اوقات در سراسر صنایع گسترش می یابد. مشکل این است که مردم به ندرت به دلایل اصلی این موفقیت نگاه می کنند. اگر این کار را می‌کردند، می‌فهمیدند که فقط در پارامترهای زمینه‌ای خاص موفق است.

یکی از صنایعی که از «بهترین شیوه‌ها» به خوبی استفاده می‌شود، حق رای دادن است. برخی از فرنچایزها نمونه هایی در بخش خصوصی هستند که “بهترین شیوه ها” با موفقیت مورد استفاده قرار گرفته اند. برای ایجاد یک امتیاز، فرمولی برای اجرای موفقیت آمیز نوع خاصی از کسب و کار ایجاد شده و به افرادی که مایل به تبدیل شدن به اپراتورهای تجاری هستند فروخته می شود. موفقیت تا زمانی بهبود می‌یابد که در چارچوب پارامترهای تعیین‌شده توسط فرنچایزر عمل کنند، یا این که تئوری پیش می‌رود. McDonalds، Tim Hortons، Second Cup، Canadian Tire و هزاران فرنچایز دیگر با استفاده از “بهترین شیوه” داخلی یا کپی شده به تعدادی موفقیت دست یافته اند.

بسیاری از اشکال “بهترین تمرین” موفق هستند، اما جنبه تاریکی وجود دارد که به ندرت به آن اشاره می شود – صنعت بهترین روش. این شامل هزاران محصولی است که به‌عنوان «بهترین شیوه‌ها» تبلیغ می‌شوند، در حالی که در واقعیت، آن‌ها در بهترین حالت روش‌های متوسطی هستند و تبلیغات بازاریابی زیادی پیرامون آنها ایجاد شده است. این در همه چیز از مدیریت پروژه دیده می شود (70٪ شکست)[1]مدیریت استراتژیک (بیش از 90 درصد شکست)[2] شکست راه اندازی با فناوری بالا (90%)[3] طبق گزارش استارتاپ ژنوم. با این حال، هزاران نفر از متخصصان خدمات حرفه‌ای که توسط دانشگاه، دولت و صنعت حمایت می‌شوند، این محصولات را بر روی صاحبان مشاغل کوچک و متوسط، دانشمندان، مبتکران و عموم مردم بی‌خبر فشار می‌دهند.

انتقاداتی در مورد استفاده از “بهترین” شیوه ها وجود دارد. یوجین بارداک، استاد سیاست عمومی در مدرسه سیاست عمومی گلدمن، استدلال می‌کند که کار لازم برای شناسایی بهترین عملکرد به ندرت انجام می‌شود. در عوض، شیوه‌های «خوب» یا شیوه‌های «هوشمندانه» را پیدا می‌کنید که بینشی در مورد راه‌حل‌هایی ارائه می‌دهند که ممکن است برای موقعیت شما کارساز باشند یا نباشند.

اسکات آمبلر این فرض را به چالش می کشد که تمرین توصیه شده می تواند در همه موارد بهترین باشد. او دیدگاهی جایگزین از «عمل زمینه‌ای» ارائه می‌کند که در آن مفهوم «بهترین» با توجه به زمینه متفاوت خواهد بود. به طور مشابه، جم کانر و جیمز باخ دو سناریو را برای نشان دادن ماهیت زمینه‌ای «بهترین عملکرد» در مقالات خود ارائه می‌کنند.

در نتیجه، “بهترین عمل” یک صنعت است. مانند همه صنایع، تمرکز آن کسب درآمد است. استفاده از «بهترین شیوه‌ها» در زمینه مناسب، می‌تواند سود زیادی داشته باشد، اما در صورت استفاده نادرست می‌تواند بسیار پرهزینه باشد. بنابراین، هر چیزی که به عنوان «بهترین روش» ارائه و تبلیغ می شود، باید به دقت مورد بررسی قرار گیرد.

این بخش تجاری مجموعه “بهترین شیوه ها” ما را به پایان می رساند. مورد سوم بر فناوری تمرکز دارد.

بهترین شیوه ها: افسانه ها و واقعیت، قسمت 3

این سومین مورد از مجموعه به اصطلاح “بهترین شیوه” ما است. بخش اول به طور کلی به مشاوران و مدیران کل می پردازد. بخش دوم به تجارت می پردازد. این قسمت در مورد تکنولوژی است.

3. بهترین روش های فناوری

«بهترین شیوه‌ها» اغلب چیزی بیش از مجموعه‌ای از روش‌ها و فرآیندهایی نیستند که توسط چند شرکت صیقل داده شده و سپس برای همه شرکت‌ها قابل اجرا هستند. به همین ترتیب، بسیاری از کتاب‌های تجاری در مورد بهترین شیوه‌ها چیزی بیش از مجموعه‌ای از داستان‌های حکایتی در مورد اینکه چگونه شرکت‌های X و Y توانستند با استفاده از چنین «بهترین شیوه‌ها» به منافع یا بهره‌وری قابل توجهی دست یابند، نیستند. اغلب نادیده گرفته می شود مجموعه ای از عوامل مهم دیگر مانند فرهنگ شرکت، رفتار کارکنان و زیرساخت های موجود که کلید موفقیت آنها بوده است.

مشاهدات:

بسیاری از بهترین شیوه‌های فناوری در ابتدا ایده‌های عالی به نظر می‌رسند، اما در نهایت به اتلاف عظیم زمان و پول یا شاید یک فاجعه کامل تبدیل می‌شوند. فریب موفقیت اغلب بسیار زیاد است و شرکت ها در بررسی انتقادی کاربرد و تناسب چنین شیوه های “بهترین” در سازمان خود، و همچنین احتمال دستیابی به موفقیت مورد نظر، شکست می خورند.

فرد باید از “بهترین شیوه” در اجرای فناوری آگاه باشد. حتی بهترین فناوری به موفقیت منجر نخواهد شد مگر اینکه مستقیماً از ماموریت و استراتژی شرکت شما پشتیبانی کند. درک این اصل به تنهایی به شما کمک می کند تا کاربرد و تناسب هر بهترین روش را قبل از اینکه متعهد به اجرای آن شوید ارزیابی کنید. به عنوان مثال، SAP بزرگترین و اغلب بهترین نرم افزار برنامه ریزی سازمانی در کلاس محسوب می شود و بسیاری آن را به عنوان گلوله جادویی برای افزایش سود خود و کسب مزیت رقابتی می دانند. با این حال، SAP سهم خود را از شکست پروژه های با مشخصات بالا دیده است. اگرچه دلایل زیادی برای شکست وجود دارد، اما نکته دوباره این است که استفاده از بهترین فناوری نیز تضمینی برای نتیجه موفقیت آمیز نیست.

بسیاری از کاربردهای بهترین شیوه ها در فناوری بر نوعی استانداردسازی متمرکز هستند. در زیر بحث مختصری از برخی از «بهترین شیوه‌های» رایج در فناوری آورده شده است:

• “هر 2 تا 3 سال یکبار همه رایانه های خود را ارتقا دهید.” مشکل احتمالی این است که همه کاربران رایانه شخصی به ارتقاء رایانه شخصی نیاز ندارند. اگر سخت‌افزار و نرم‌افزار موجود برای کار کاملاً مناسب باشد، پول و زمان برای ارتقاء غیرضروری تلف می‌شود.

• برای صرفه جویی در هزینه های سرویس و نگهداری، تمام کامپیوترهای شرکت را استاندارد کنید. مشکل احتمالی این است که به کارکنان پشتیبانی اداری و سایر افرادی که فقط از رایانه برای ایمیل و پردازش متن استفاده می‌کنند، یک پیکربندی استاندارد چهار هسته‌ای داده می‌شود، در حالی که کاربران قدرتمند و خردکننده‌های اعداد از پیکربندی‌های رایانه‌ای پیشرفته‌تر برای انجام کارآمد وظایف خود محروم می‌شوند.

• “استانداردسازی نرم افزار تجاری خارج از قفسه در سراسر سازمان.” مشکل بالقوه این است که نرم افزار خارج از قفسه به گونه ای طراحی شده است که همه چیز برای همه مردم باشد و طبیعتاً پیچیده با منحنی یادگیری بالا است. اکثر کاربران فقط از حدود 10 درصد از عملکرد کامل آن استفاده می کنند.

• “سیاست امنیت داده برای محدود کردن دسترسی به ایمیل، پیام‌رسانی فوری و دسترسی به اینترنت.” مشکل بالقوه این است که کاربران قانونی اغلب از محدودیت های بیش از حد سخت ناامید می شوند و راه حل هایی برای دور زدن قوانین پیدا می کنند. چنین فعالیت هایی ممکن است برای مدیریت ناشناخته باقی بماند و خطر واقعی ایجاد کند.

نتیجه گیری در مورد تکنولوژی:

همانطور که یک بار یک نفر گفت: “البته ما استانداردهایی داریم، هزاران مورد از آنها را داریم!” بسیاری از استانداردها به همان اندازه بد هستند که استانداردهای کافی نداشته باشند. زمانی که استانداردسازی به درستی اجرا شود و در خدمت ماموریت و استراتژی شرکت باشد، عمل خوبی است، اما یک اندازه برای همه مناسب نیست. با این حال، تعیین “بهترین شیوه” که برای سازمان شما مناسب است کار آسانی نیست.

این نتیجه گیری در مورد “بهترین شیوه ها” است. بازخورد و نظرات شما قدردانی خواهد شد. چه مثال‌ها و شواهد خاصی می‌توانید از اجرای موفقیت‌آمیز و ناموفق «بهترین شیوه‌ها» ارائه کنید؟

بیشتر بخوانید:

10 روش برتر برای افزایش بهره وری و تقویت مدیریت بهتر زمان

نقش و مسئولیت های مدیریت منابع انسانی

7 ویژگی برتر یک برنامه توسعه اجرایی بسیار موثر

یک رویکرد 10 مرحله ای برای برنامه ریزی شغلی و توسعه شخصی