اصل مطلب: زمانی که اولویت های شما نامرتب باشد، کارهای غیر ضروری زیادی برای خود ایجاد می کنید. سفارشی‌سازی می‌تواند ترسناک باشد، اما نتیجه می‌تواند شما را سریع‌تر و خلاق‌تر کند.
سعی کنید به یاد بیاورید آخرین باری که لیست کارهایی که باید انجام دهید آنقدر طولانی بود که می خواستید تسلیم شوید و اعلام «ورشکستگی» داشته باشید چه حسی داشتید.
من تعجب نمی کنم اگر شما در حال حاضر چنین احساسی دارید. یک مطالعه توسط هریس اینتراکتیو نشان داد که بیش از 80 درصد از مردم آمریکا در محل کار استرس دارند.
من بارها همین احساس را داشته ام. پشت میزم می‌نشستم و قبل از اینکه شروع کنم، به خودم می‌گفتم: “به هیچ وجه نمی‌توانم همه چیز را تمام کنم.” از ابتدا شکست خورد.
این مشکل می‌تواند برای درون‌گراهایی که در شرکتی کار می‌کنند بدتر باشد که شخصیت‌ها همیشه با وظایفشان مطابقت ندارند. شما در جلسات غرق می شوید، پچ پچ بلند است و محیط می تواند خسته کننده باشد.
اما خبرهای خوبی وجود دارد. اگر با دقت نگاه نکرده اید راه با انجام کار خود، احتمالاً فرصت های شگفت انگیزی برای حذف بخش بزرگی از کار روزانه شما وجود دارد.
و چگونه ممکن است؟ همه چیز داخل است ردیف از کاری که انجام می دهید و اینکه چگونه اولویت های خود را رتبه بندی می کنید. در اینجا چند نمونه از آزمایش‌های خودم را آورده‌ایم تا روز کاری‌ام را کمی معقول‌تر کنم.
مشکل شماره 1: شما کار اشتباهی انجام می دهید
همه ما می دانیم که انواع مختلف کار برای افراد مختلف مناسب است. اما اگر از آن دسته‌ای هستید که دوست دارید به چیزهای جدید بله بگویید و چالش‌ها را قبول کنید، به طرز شگفت‌آوری آسان است که شغلی که برای شما مناسب نیست – و هرگز نخواهد بود – مانند کوهی از گل روی هم انباشته شود.
زمانی که بخش خدمات مشتری یک شراکت تجاری را به عهده گرفتم، دقیقاً در همین نقطه قرار گرفتم. چیزی که در آن زمان متوجه نشدم (اما به سرعت یاد گرفتم) این بود که در پشتیبانی از مشتری به طرز خنده‌داری ضعیف هستم.
به عنوان یک فرد درونگرا، نقاط قوت من ساختن سیستم ها و کار بر روی پروژه هایی است که می تواند به افراد زیادی در آن واحد کمک کند. من واقعا مناسب نیستم تعامل روزانه با این افراد
با این حال، مشکل فراتر از انجام کار اشتباه است. مقدار کمی از آن به طرز شگفت انگیزی نیاز دارد تا کار شما به هم بریزد باید من انجام می دهم.
شما فکر می کنید، “هی، من روزی هشت ساعت فرصت دارم تا کارها را انجام دهم. می توانم یک یا دو ساعت را برای این چیز خردکننده وقت بگذارم. این فرصت خوبی است.” اما شما اشتباه می کنید.
اگر درونگرا هستید و روی چیزی کار می‌کنید که برای افراد برون‌گرا مناسب‌تر است، پس فقط یک ساعت «کار اشتباه» به راحتی می‌تواند چهار ساعت یا بیشتر از بهره‌وری را کم کند، زیرا بسیار خسته‌کننده است. وقتی کارت تمام شد-اگر کار را انجام دهید – ایجاد انگیزه برای انجام هر کار دیگری سخت است.
راه حل شماره 1: جعبه زمانی و واگذاری “کار اشتباه” خود
پس راه حل چنین مشکلی چیست؟ شما نمی توانید به سادگی انجام کار خود را متوقف کنید، می توانید؟ مردم برای انجام کارها روی شما حساب می کنند. اما وقتی کار اشتباهی انجام می دهید، شما آنها دارند برای یافتن راهی برای خروج از آن موفقیت – و سلامت عقل شما – به آن بستگی دارد.
بعد از اینکه فهمیدم خیلی کار اشتباهی انجام می دهم، دو کار انجام دادم که به من کمک کرد:
- من با شرکای خود صحبت کردم و توافق کردیم که شخص دیگری را برای پشتیبانی از مشتری استخدام کنیم.
- من متعهد شدم که هر روز بیش از یک ساعت وقت صرف پاسخگویی به درخواست‌های پشتیبانی نکنم.
این راه حل ها جواب داد. واگذاری تعمیر و نگهداری یک راه حل دائمی بود، و تا آن زمان می دانستم که می توانم تعمیرات را مرتب کنم و بدون اتلاف هر روز در کار اشتباه، کارمان را ادامه دهم.
اگر مثل من برای خودتان کار نکنید، ممکن است این تصمیم غیرممکن به نظر برسد. چه می شود اگر رئیس شما مرتباً کار را در دامان شما می ریزد و اهمیتی نمی دهد که مناسب باشد؟ گاهی اوقات می توان این مشکل را با تعهد طولانی مدت به بهبود ارتباطات برطرف کرد.
بهترین شانس شما برای رفع مشکل این است که به رئیس خود دو چیز را نشان دهید:
- وقتی روی شغل درست خود کار کنید چقدر موثرتر خواهید بود. اگر یک هفته را صرف نادیده گرفتن کارهایی کنید که شما را خسته می‌کند و فقط کارهایی را که در آن مهارت دارید انجام دهید، مدرکی خواهید داشت که نشان می‌دهد وقتی زیر بار وظایف طاقت‌فرسا نباشید، چه کارهایی را می‌توانید انجام دهید.
- مرتباً تأیید کنید که شغل مناسب شما چیست. برای اینکه مطمئن شوید وظایفی که به شما محول می شود وظایف درستی هستند، نقش فعالی در یادآوری به اطرافیان خود داشته باشید که در چه کارهایی مهارت دارید.
اگر برای شرکتی کار می کنید که ارتباط بین موفقیت آنها و میزان بهره وری شما را می بیند، در موقعیت غیرممکنی قرار نخواهید گرفت.
مرتبط: چگونه رئیس خود را وادار به گوش دادن به ایده های خلاقانه کنید
مشکل شماره 2: شما به ترتیب اشتباه کار می کنید
این مشکلی است که باعث هرج و مرج مساوی می شود، اما شما نیز کنترل زیادی روی آن دارید. اگر هرگز یک روز یا بیشتر را به سختی در مورد ترتیب کاری که انجام می‌دهید و نحوه اولویت‌بندی زمان خود صرف نکرده‌اید، مطمئن باشید که مقدار زیادی از آن را تلف کرده‌اید.
مشکلی که من با آن مواجه شدم دو جنبه بود. اول، زمانی که برای انجام کار اشتباه صرف کردم، زمان کار پربار را در آینده از بین برد. دوم، من آنقدر روی حفظ سرعت متمرکز بودم که وقت نداشتم روی حل واقعی مشکل کار کنم.
ما مردم هستیم. ما به سختی می‌خواهیم روی آنچه آسیب می‌زند تمرکز کنیم و به دنبال دستاوردهای آسان و کوتاه‌مدت باشیم. برای من، این بدان معنا بود که اولین چیزی که هر روز روی آن تمرکز می‌کردم، از بین بردن درد یک جعبه پشتیبانی پر از پر شده بود. دیدن خالی بودن صندوق ورودی خیلی راحت بود.
اما چیزی که من نادیده گرفتم تمام کار طولانی مدتی بود که می توانستم برای از بین بردن درد انجام دهم برای همیشه. با تمرکز لیزر بر روی خرد کردن یک مشکل کوچک هر روز، اطمینان حاصل کردم که مشکل اصلی هرگز حل نخواهد شد.
مرتبط: هنر انجام هیچ کاری: مانیفست یک تعلل کننده
راه حل شماره 2: سیستم هایی بسازید که کار را حذف کنند
راه حل این مشکل بدیهی است – تمرکز بر تصویر بزرگ در آن لحظه – اما زمانی که درد انجام کار اشتباه در مرکز قرار دارد، انجام آن بسیار سخت است.
به طرز عجیبی، چیزی که به من کمک کرد حل این مشکل را شروع کنم یک تصادف بود. یک روز از خواب بیدار شدم و نتوانستم خودم را به پاسخگویی به تیکت های پشتیبانی برسانم. قبل از اینکه تسلیم شوم و تمام روز نتفلیکس را تماشا کنم، سه سخنرانی ناموفق به خودم دادم، آنقدر ناامید بودم که نمی‌توانم کار دیگری انجام دهم.
وقتی صبح روز بعد جعبه پشتیبانی را باز کردم – از ترس چیزی که پیدا می‌کردم – اتفاق غیرمنتظره‌ای افتاد: دنیا واقعاً به پایان نرسیده بود. مطمئناً تعداد بلیط‌ها بیشتر از حد معمول بود، اما هیچ مشکلی پیش نیامد. دیروز هیچ مشکلی پیش نیامد که امروز نتوان آن را برطرف کرد و هیچکس آنقدر بی تاب نبود که نتواند یک روز منتظر پاسخ بماند.
منتظر نگه داشتن مشتریان ایده آل نیست، اما این یک کشف شگفت انگیز برای من بود: فوراً یک روز در میان یک صبح رایگان به دست آوردم. و من از این زمان اضافی برای تقویت پایگاه دانش خود، قالب‌بندی پاسخ‌های خودکار به سؤالات رایج، و رفع سایر سیستم‌هایی که نیاز مشتریان به پشتیبانی را در وهله اول کاهش می‌دهند، استفاده کردم.
مرتبط: 5 کار مسخره ای که برای افزایش اراده و انتخاب هوشمندانه انجام می دهم
برای من مثل جادو بود. ناگهان زندگی بی نهایت بهتر شد. زمان بیشتری برای انجام کارهایی که در آن خوب بودم داشتم و این کار باعث شد که کمتر کاری انجام شود که در آن بد بودم. اگر آن فروپاشی ناشی از هراس را نداشتم، شاید متوجه نمی شدم.
انجام این کار سخت است، اما زمانی که خود را مجبور می کنید کار درست خود را اولویت بندی کنید، در واقع می تواند میزان کار اشتباهی را که باید انجام دهید کاهش دهد. برای همیشه.
نمونه های زندگی واقعی
من از یک مثال شخصی برای نشان دادن اینکه چگونه انجام دادن کار اشتباه باعث شکست من شد و چگونه اولویت‌بندی مجدد منجر به رستگاری می‌شود، استفاده کردم، اما ممکن است تعجب کنید که در کجا می‌توانید از آن استفاده کنید. مال شما زندگی
امکانات بی پایان هستند، اما در اینجا فقط چند مورد وجود دارد که شما در حال حاضر کنترل کاملی بر آنها دارید.
- پرداخت قبوض. اگر متوجه می‌شوید که دائماً در حال جابجایی وجوه بین حساب‌ها هستید، و پرداخت قبوض را فراموش می‌کنید، این منطقه‌ای است که در آن جا برای بهبود وجود دارد. آخر هفته بنشینید و یک حساب برای خرج کردن پول انتخاب کنید. هر حسابی را که می توانید در پرداخت خودکار تنظیم کنید و به اندازه کافی پول انتقال دهید تا نگرانی چک ها و حقه بازی یک روز در میان را از بین ببرید.
- خرید مواد غذایی. آیا همیشه پیدا کردن زمان برای خرید برای شما سخت است؟ نمی‌دانید وقتی می‌خواهید چه بخرید؟ 24 ساعت ناشتا باشید و زمانی را که به طور معمول صرف غذا خوردن می کنید، صرف برنامه ریزی غذایی کنید. دستور العمل های آسان را پیدا کنید و یک سیستم بسازید تا همیشه بدانید که در هفت روز آینده چه می خورید. خرید مواد غذایی آسان خواهد شد و هرگز وقت خود را با این فکر که چه چیزی بخورید تلف نخواهید کرد.
- انجام دستورات / انجام کارهای غیرمنتظره. زندگی پر از کارهای کوچکی است که در لحظات ناخوشایند ظاهر می شوند. اگر روی کوتاه مدت تمرکز کنید، ممکن است همه چیز را متوقف کنید تا در صورت بروز مشکل سعی کنید آن را حل کنید. اما اگر به بلندمدت نگاه می کنید، ممکن است هر هفته زمان مشخصی را برای کار بر روی «کارهای غیرمنتظره» اختصاص دهید و چیزهای کوچکی را که تا آن زمان پیش می آید نادیده بگیرید. فهرستی از کارهایی که باید انجام شود تهیه کنید و همه چیز را در یک جلسه از پیش تعیین شده با هم گروه بندی کنید.
این تنها بخش کوچکی از تمام فرصت‌های زندگی شما است که می‌توانید دوباره روی کار درست خود تمرکز کنید تا کار اشتباه کمتر فوریت کند یا به طور کلی ناپدید شود.
از آن در خانه استفاده کنید و شروع به دیدن راه هایی برای به کار انداختن آن خواهید کرد.
افکار نهایی در مورد سازماندهی مجدد کارتان
وقتی به چیزهایی فکر می‌کنم که به من کمک کردند تا فهرست عظیم کارهایم را کنترل کنم، کلماتی که بیشتر به ذهنم می‌آیند «تمرکز» و «سیستم‌ها» هستند.
وقتی خودم را مجبور می‌کنم روی تصویر بزرگ تمرکز کنم، همیشه از نتیجه راضی‌تر هستم، زیرا معمولاً به معنای رها کردن بسیاری از ناامیدی‌های کوچکتر است. و سیستم مدیریت چیز I باید من این کار را انجام می دهم، اما نمی خواهم درد و رنجی را که بفهمم چگونه آنها را درست کنم یا وقت بگذارم، کم کنم.
هر دوی این کارها هر روز کار اشتباه بسیار کمی را به همراه دارد و آنچه کم باقی می ماند دیگر طاقت فرسا نیست. بدون فکر زیاد می توان آن را انجام داد. هر روز برای من بسیار لذت بخش تر است.
اگر تکه‌ای از خود را در مبارزه‌ای که با آن روبه‌رو شدم می‌بینید، امیدوارم راه‌حل‌های اینجا زندگی شما را نیز بهتر کند.
