پشته مولد که کار شلوغ را در سال 2026 حذف می کند

هرکسی که حتی یک روز را در دفتر کار سپری کرده باشد، می‌داند که زمان با ارزش برای انجام کارهای منظم و کم‌تأثیر که به راحتی می‌توانند خودکار شوند، تلف می‌شود.

اگر به دنبال بهینه سازی گردش کار خود هستید اما نمی دانید از کجا شروع کنید، باید ابزارهای زیر را بررسی کنید.

ابزارهای مدیریت وظایف و پروژه

بهینه سازی بهره وری با تعریف مالکیت و محدوده کار شروع می شود. مدیریت ریز دستی باعث هدر رفتن زمان می شود و می تواند باعث ایجاد خشم شود. پردازش خودکار وظایف بسیار منطقی تر است، به خصوص اگر با فرآیندها و پروژه های تکراری زیادی سر و کار دارید.

ماهیت مبتنی بر قانون این اتوماسیون ها به محض رسیدن به نقاط عطف خاص، بر وظایف تأثیر می گذارد. به عنوان مثال، تحویل دادن یک کار قبل از مهلت مقرر می‌تواند باعث شود که سیستم اولویت خود را کاهش دهد تا منابع و کارکنان را برای کارهای حساس‌تر به زمان آزاد کند.

ابزارهای مدیریت پروژه به شما امکان می دهد قالب های گردش کار قابل استفاده مجدد ایجاد کنید. این برای کارهایی با ساختار ثابت مانند پر کردن دو هفته یکبار موجودی یا پشتیبان گیری هفتگی فایل مفید است.

همچنین برای فرآیندهای استانداردی که ممکن است برنامه مشخصی نداشته باشند، اما همیشه از همان مرحله عبور می کنند، مانند استخدام کارمندان جدید، عالی است.

پلتفرم های اتوماسیون گردش کار

زمانی که به اتوماسیون محل کار فکر می کنیم، ابتدا به ذهن ما خطور می کند، زیرا آنها به خوبی تثبیت شده اند و با اکثر نرم افزارهای تجاری ادغام می شوند. آنها بهترین راه حل برای خودکارسازی کارهای تکراری هستند که از قوانین واضح پیروی می کنند و بخشی از فرآیندهای بسیار ساختار یافته هستند.

اتوماسیون در این زمینه از طریق محرک های رویداد اتفاق می افتد. بسته به پیچیدگی راه‌اندازی شما، یک رویداد می‌تواند یک یا چند اقدام بعدی را آغاز کند.

برای مثال، امضای قرارداد با یک مشتری می‌تواند باعث شود وضعیت او در CRM شما به حالت فعال تغییر کند، ساختار پوشه‌ای برای پروژه ذخیره‌سازی ابری او ایجاد کند و یک ایمیل خوش‌آمدگویی با دستورالعمل‌های ورود ارسال کند.

عوامل هوش مصنوعی

اتوماسیون مبتنی بر ماشه متعارف قطعی است، به این معنی که زنجیره‌ای از رویدادها تنها در صورتی فعال می‌شوند که شرایط از پیش تعریف‌شده برآورده شوند. این امر برای کارهایی که فضای کمی برای تفسیر یا خطا دارند، حصول اطمینان از انطباق و تسهیل ممیزی منطقی است.

با این حال، ورودی‌های مبهم و موارد لبه می‌توانند باعث قطع شدن جریان کار شوند.

اگرچه ممکن است از اتوماسیون ساده‌تری استفاده کنند، اما عامل‌های هوش مصنوعی از استقلال و انعطاف‌پذیری بسیار بیشتری در برخورد با یک موقعیت خاص برخوردار هستند. رویکرد آنها هدفمند است.

به جای پیروی از یک فرآیند گام به گام سختگیرانه، عوامل هوش مصنوعی از اهداف تعریف شده توسط کاربر شروع می کنند و جریان های کاری تطبیقی ​​ایجاد می کنند تا بر اساس ابزارها و اطلاعات موجود شما به بهترین نتیجه ممکن دست یابند.

به همین دلیل است موارد استفاده عامل هوش مصنوعی به طور فزاینده ای ارزشمند هستند، آنها هوش مصنوعی را قادر می سازند تا ابتکار عمل کند، تصمیم بگیرد و شکاف هایی را که اتوماسیون سنتی متوقف می شود پر کند.

برای مثال بالا، هدف می تواند به سادگی گفتن به نماینده برای حضور در مشتری باشد. سپس می‌تواند اقداماتی را که لازم می‌داند، مانند به‌روزرسانی CRM و جستجوی داده‌های مشتری موجود، برای ایجاد یک ایمیل خوش‌آمدگویی شخصی انجام دهد.

در صورت اجازه، ممکن است تصمیم بگیرد که برای پر کردن شکاف‌ها و برقراری ارتباط راحت‌تر، به دنبال اطلاعات بیشتر در مورد مشتری در خارج باشد.

ابزار برنامه ریزی

برنامه‌ریزی جلسات و وقت گذاشتن برای کار عمیق آسیب‌های ذهنی می‌گیرد که باعث می‌شود در زمینه‌های دیگر بهره‌وری کمتری داشته باشید.

تعمیر و نگهداری می تواند به سرعت از کنترل خارج شود، به خصوص اگر با چندین سهامدار، تیم های توزیع شده یا مشتریان مستقر در مناطق زمانی مختلف کار می کنید.

ابزار برنامه ریزی می تواند تقویم شرکت کنندگان را همگام کند و به طور خودکار جلسات را در زمان هایی که برای همه مناسب است برنامه ریزی کند. آنها همچنین می‌توانند با نرم‌افزار مدیریت پروژه همگام شوند تا چارچوب‌های زمانی خاصی را برای مراحل مختلف برای تکمیل وظایف تعیین کنند.

اعلان های خودکار نیز اهمیت کمتری ندارند. آنها به شما از نزدیک شدن به مهلت‌ها و جلسات مهم هشدار می‌دهند و تضمین می‌کنند که هرگز یک جلسه را از دست ندهید.

پلتفرم های ارتباطی

احتمالاً قبلاً از نرم‌افزار ارتباطات تجاری برای ورود به سیستم و به‌روزرسانی‌های ناهمزمان استفاده می‌کنید. با این حال ممکن است از ویژگی های اتوماسیون و یکپارچه سازی آن استفاده نکنید.

در حالی که پیام‌رسانی عملکرد اصلی است، باید به این پلتفرم‌ها به‌عنوان مراکزی فکر کنید که هماهنگی گردش کار را تسهیل می‌کنند.

ساده ترین فواید به دست می آید اگر پلت فرم ارتباطی را وصل کنید با ابزارهای دیگر به این ترتیب، کاربران هنگام ورود بلیط های جدید، به روز رسانی یک مخزن و غیره اعلان ها را بدون نیاز به دسترسی به ابزارها دریافت می کنند.

به هر دو صورت کار می کند. پینگ کردن یک ربات با یک فرمان یا حتی یک شکلک از داخل پلتفرم ارتباطی می تواند زنجیره ای از رویدادها را رقم بزند.

ادغام هوش مصنوعی سودمندی این ابزارها را بیشتر کرده است. اکنون می توانید از آنها بخواهید مکالمات را خلاصه کنند یا پاسخ های مرتبط بنویسند. ابزارهای هوش مصنوعی به اندازه کافی هوشمند هستند تا تحلیل احساسات را انجام دهند و سیگنال هایی را برای پیگیری دریافت کنند.

برای مثال، آنها ممکن است سؤالات مربوط به یک ویژگی را به عنوان درخواست کمک تفسیر کنند و یک بلیط باز کنند. آنها همچنین ممکن است پیشنهاد کنند که موضوعی که اخیراً مکرراً مورد بحث قرار گرفته است به دستور جلسه هفته آینده اضافه شود.

نتیجه گیری

اتوماسیون، چه کلاسیک و چه تقویت شده توسط هوش مصنوعی، این یک درمان نیست. با این حال، به وضوح در مواجهه با کارهای پیش پا افتاده اما ضروری که به طور مداوم مانع از تعقیب حرفه ای از جنبه هایی از کار خود می شود که در آن تخصص و برتری دارند، موثر است.

حذف این موانع که اغلب نادیده گرفته می شوند، زمان و منابع شناختی را که برای برتری در تأثیرگذارترین جنبه های کار خود نیاز دارید، آزاد می کند.